ZAPYTANIE OFERTOWE

Gmina Jawor zaprasza do złożenia oferty na zapytanie pn.:

Wykonanie usługi marketingowej w ramach projektu „Promocja oferty inwestycyjnej Dolnośląskiej Strefy Aktywności Gospodarczej S3 – Jawor oraz Gminy Jawor na rynkach krajowych i międzynarodowych”, dofinasowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014 2020 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Nr RPDS.01.04.01-02-0008/19

I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM
Gmina Jawor
Rynek-1
59-400 Jawor
NIP: 695-13-99-909
tel. 76 870-20-21 wew. 190, 192, 194

Uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami jest:
Leszek Światkowski, e-mail: promocja@jawor.pl

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Postępowanie prowadzone jest w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019, poz. 1843, ze zmianami) i stanowi wyłącznie zaproszenie do składania ofert.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa marketingowa składająca się z:
a) Opracowania logotypu i layoutu do przygotowania prezentacji (PP) oraz przygotowania projektu wizytówek i folderu.
b) Opracowanie zasad identyfikacji wizualnej projektu.
c) Druku opracowanego folderu formatu A3 (420/297), bigowanego do A4, papier kreda min. 200g, kolor 4/4 CMYK, laminowany – folia błysk dwustronnie – nakład 2000 szt.
d) Druku opracowanych wizytówek formatu klasycznego (90/50), papier kreda min. 350g, kolor 4/4 CMYK, laminowany – folia błysk dwustronnie – nakład 5000 szt. (5 wzorów).
2. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
a) 79342200-5 Usługi w zakresie promocji,
b) 79416200-5 Usługi doradcze public relations,
c) 79822500-7 Usługi projektów graficznych.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
a) ZNAK MARKI (LOGO) – znak słowno-graficzny, zawierający charakterystyczną ikonę i/lub typografię, w docelowej wersji kolorystycznej. Stworzenie 3 konceptów logo oraz opracowanie jego ostatecznej wersji (w tym wersji z hasłem promocyjnym „Jawor Miasto Chleba – Miasto Pokoju”).
Wersja ostateczna logo: osobno i razem z hasłem promocyjnym, wersja polskojęzyczna, anglojęzyczna, niemieckojęzyczna, wersja pionowa i pozioma, wersja w kolorystyce monochromatycznej, achromatycznej i pełnokolorowej, do wykorzystania na różnych tłach (np. jasnym, ciemnym, wzorzystym).
b) Celem opracowania logo jest stworzenie znaku charakteryzującego się wysokim poziomem graficznym, wyróżniającego/identyfikującego teren przemysłowy Dolnośląskiej Strefy Aktywności Gospodarczej S3 – Jawor i Gminy Jawor. Wybrany wstępny projekt logo powinien wywoływać pozytywne skojarzenia oraz wiązać się ze specyfiką terenu DSAG-S3 Jawor i Gminy Jawor (charakterystyka DSAG-S3 Jawor oraz Gminy Jawor – Załącznik
nr 4).
c) KONCEPT LAYOUT-u – opracowanie konceptu kreatywnego linii identyfikacji wizualnej. Opracowanie konceptu layoutu na podstawie poglądowych wizualizacji zastosowania systemu na prezentacji komputerowej (PP) oraz wybranych wizerunkowych nośnikach promocji marki (podpunkt d). Koncept linii kreatywnej powinien zawierać m.in. stylistykę, stosowanie kolorów, miejsce i sposób osadzania logo, charakterystyczne rozwiązania graficzne w ramach systemu.
Stworzenie 3 konceptów layoutu oraz opracowanie jego ostatecznej wersji po zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
Wizualizacje w ramach konceptu powinny być poglądowe – ich celem będzie wskazanie zasad funkcjonowania systemu identyfikacji, nie opracowanie finalnych projektów materiałów, za wyjątkiem wizytówek.
d) PROJEKTY AKCYDENSÓW I NOŚNIKÓW PROMOCJI:
• wizytówka osobista,
• wizytówka ogólna,
• layout ogólny folderu A3,
• layout szablonu prezentacji PP,
• wykorzystanie layoutu do przygotowania zabudowy stoiska targowego,
• użycie logo i opracowanego layoutu do szablonu strony internetowej projektu,
• użycie logo i ew. opracowanego layoutu w filmie promocyjnym projektu.
e) OPRACOWANIE ZASAD IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ: opracowanie księgi zawierającej opis konstrukcji, kolorystyki i zasad stosowania znaku marki, w tym także: pola ochronne znaku, wielkość minimalna, kolory firmowe w modelu RGB/CMYK/Pantone, typografia podstawowa, zasady stosowania znaku na różnych tłach i wytyczne dot. stosowania identyfikacji wizualnej logo marki na podstawie akcydensów i nośników promocji, o których mowa powyżej w podpunkcie d). Wykonawca przekaże Zamawiającemu ww. księgę w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.
f) LOGOPACK – komplet plików w wersji elektronicznej (na CD lub zip do pobrania online) zawierający wszystkie zamówione warianty znaku i layoutu, w formatach graficznych rastrowych i wektorowych: .jpg, .png, .pdf, .eps, .ai.
4. Wymagany termin realizacji zamówienia:
Oferent powinien dostarczyć przedmiot zamówienia zgodnie z wyszczególnieniem przedstawionym w punkcie VI.
Terminy dostarczenie poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia oznaczono następująco:
a) Logo, layout, logopack, zasady identyfikacji wizualnej – do 21 dni od podpisania umowy.
b) Projekty wizytówek i folderu – do 30 dni od podpisania umowy.
c) Wydrukowanie folderów i wizytówek – do 60 dni od podpisania umowy.
5. Wykonawca musi zapewnić minimum 2 razy spotkanie z pracownikami Urzędu Miejskiego w Jaworze, w kwestiach merytorycznych dotyczących projektu LOGO i LAYOUT-u, w siedzibie Zamawiającego.
6. Wykonawca musi zapewnić możliwość konsultacji z pracownikiem/ami Urzędu Miejskiego w Jaworze, w kwestiach merytorycznych dotyczących projektu, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
7. Zamawiający zapewni salę na potrzeby spotkań i warsztatów.
8. Wykonawca zapewnia w trakcie spotkań i warsztatów sprzęt (np. laptop, projektor), materiały (np. papier, flamastry), program spotkań i warsztatów.
9. Wykonawca powinien prowadzić bieżące konsultacje z pracownikiem Urzędu Miejskiego w Jaworze w kwestiach merytorycznych dotyczących projektu, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
10. Ostateczny wybór wersji logo i layoutu spośród zaproponowanych 3 wersji nastąpi przez Zamawiającego.
11. Wraz z zapłatą całego wynagrodzenia Zamawiający nabywa całość autorskich praw majątkowych do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania materiałem w kraju i za granicą oraz zezwala na wykorzystanie przez Zamawiającego praw autorskich na wszystkich polach eksploatacji.
12. Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Gmina Jawor reprezentowana przez Burmistrza Miasta Jawora.
13. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane są w celach związanych z zawarciem i realizacją niniejszej umowy.
14. Szczegółowe informacje dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy znajdują się w „Klauzuli informacyjnej dot. przetwarzania danych osobowych w umowach cywilno-prawnych zawieranych przez Gminę Jawor”- zamieszczonej na stronie BIP Gminy Jawor, w zakładce RODO.

IV. Warunki udziału Wykonawcy uprawniające do złożenia oferty:
1. posiadania wiedzy i doświadczenia
a) O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia, to znaczy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 2 logotypy wraz z Księgą Znaków, wg załącznika nr 3 (Doświadczenie zawodowe wykonawcy – WYKAZ),

V. DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA JAKIE NALEŻY PRZEDSTAWIĆ W OFERCIE
1. Wypełniony i podpisany przez osoby/osobę/ uprawnione/ą/ lub uprawomocnione/ą/ do reprezentowania Wykonawcy:
a) formularz oferty,
b) wzór umowy, będące jednocześnie oświadczeniem, że Wykonawca akceptuje warunki zawarte w specyfikacji zapytania ofertowego oraz projekcie umowy, a w razie wygrania zapytania ofertowego zobowiązuje się do zawarcia umowy w wersji jak w załączniku nr 2, w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu i terminie,
2. Oferent powinien wraz z ofertą przedstawić dokumenty wykazujące, że spełnia warunki wiedzy i doświadczenia, tzn.:
a) wykaz zrealizowanych minimum 2 logo wraz z Księgą Znaku oraz z załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane w sposób należyty w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia (np.: referencje, protokoły odbioru).
3. Wykonawca nie posiada zaległości w uiszczaniu należności wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego.
4. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu na podstawie wypełnionego załącznika nr 7 do zapytania ofertowego, na zasadzie wykazał/nie wykazał. Przy braku spełnienia warunku udziału, skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy.
5. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie w związku z badaniem kwalifikowalności środków w Projekcie, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zapytania ofertowego. Przy braku spełnienia warunku udziału, skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy.
6. Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w niniejszym ogłoszeniu nastąpi na podstawie przedłożonych w ofercie oświadczeń lub dokumentów.
Zamawiający dokona oceny ww. warunków na zasadzie wykazał/nie wykazał. Przy braku spełnienia warunku udziału, skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy.

VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA I ZMIANY UMOWY
1. Wymagany termin realizacji zamówienia: do 60 dni od dnia podpisania umowy.
2. Warunki zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy w zakresie:
a) terminu i harmonogramu realizacji umowy: w przypadku działania siły wyższej (np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach), lub wystąpienia obiektywnych przeszkód uniemożliwiających realizację elementu przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie, z zastrzeżeniem iż zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy nie powoduje wysokości wynagrodzenia Wykonawcy,
b) wynagrodzenia: w przypadku ustawowej zmiany lub powstania nowych okoliczności rzutujących na zmianę stawki procentowej podatku VAT. Strony będą uprawnione złożyć pisemny wniosek o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia za przedmiot umowy Wykonawcy po wejściu w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług (VAT). Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i wskazanie podstaw prawnych zmiany stawki podatku VAT oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia należnego Wykonawcy po zmianie umowy. Kwota o jaką może zostać zmienione wynagrodzenie Wykonawcy nie może być wyższa niż wynikająca ze zmiany przepisów prawa. Wartość wynagrodzenia Wykonawcy może ulec zmianie o kwotę równą różnicy w wartości podatku VAT obliczonego przy zastosowaniu zmienionej stawki, jednakże wyłącznie co do części wynagrodzenia za usługi, których do dnia zmiany stawki podatku VAT jeszcze nie wykonano,
c) kadry zaangażowanej w realizację przedmiotu zamówienia: w przypadku wystąpienia obiektywnych, uzasadnionych powodów możliwa będzie zmiana osób zaangażowanych do realizacji przedmiotu zamówienia wyłącznie za zgodą Zamawiającego i pod warunkiem, iż nowa osoba posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe adekwatne do wykształcenia i doświadczenia zawodowego osoby zastępowanej.

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Osobiście w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego w Jaworze, Rynek 3, 59-400 Jawor.
2. Za pośrednictwem poczty/firmy kurierskiej: Urząd Miejski w Jaworze, Wydział Promocji i Współpracy Zagranicznej, ul. Zamkowa 2, 59-400 Jawor.
3. Za pośrednictwem poczty internetowej, na adres: promocja@jawor.pl
Koperta musi być opisana:
Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi marketingowej w ramach projektu pn. „Promocja oferty inwestycyjnej Dolnośląskiej Strefy Aktywności Gospodarczej S3 – Jawor oraz Gminy Jawor na rynkach krajowych i międzynarodowych”.
Wiadomość email:
Temat: Promocja oferty inwestycyjnej DSAG S3 – Jawor
Treść wiadomości:
Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi marketingowej w ramach projektu pn. „Promocja oferty inwestycyjnej Dolnośląskiej Strefy Aktywności Gospodarczej S3 – Jawor oraz Gminy Jawor na rynkach krajowych i międzynarodowych”.
Termin składania ofert: do 03.11.2020 r. godz. 15:30
4. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta spełni wymagania określone w niniejszym zapytaniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez podania przyczyny.
6. W zawiadomieniu wysłanym do Oferenta, którego oferta została wybrana Zamawiający określi termin i miejsce zawarcia umowy.

VIII. INFORMACJE O KRYTERIACH, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
Opis kryterium Znaczenie
kryterium (%) Opis metody przyznawania punktów
Cena za opracowanie logo i layoutu 40 Proporcje matematyczne wg wzoru:
CENA min /CENA OFERTY BADANEJ  40 (pkt)
oraz druk folderu i wizytówek
Ocena koncepcji logo i layoutu 60 Ocena dokonana przez 4 członków komisji oceniającej 60 (pkt)
(suma punktów przyznana przez każdego członka komisji)

2. Kryterium OCENA KOCEPCJI LOGO i LAYOUTU
a) Zamawiający oceni koncepcję wstępną logo i layoutu. Ocenie będą podlegały:
• atrakcyjność wizualna,
• walor informacyjny,
• identyfikacja ze specyfiką DSAG-S3 Jawor i Gminy Jawor.
b) Oferent powinien przygotować własną koncepcję logo i layoutu w formacie PDF lub JPG.
c) Zamawiający powoła na potrzeby rozstrzygnięcia niniejszego zapytania ofertowego
4 członków komisji, która będzie oceniać dołączoną do oferty koncepcję. Każdy z członków komisji oceniającej będzie mógł według własnej oceny przyznać od 1 do 15 pkt. każdej z ofert. Punkty będą przyznawane wg następujących kategorii:
• 13-15 pkt. (= max) dla oceny „doskonała”
• 10-12 pkt. dla oceny „bardzo dobra”
• 6-9 pkt. dla oceny „dostateczna”
• 2-5 pkt. dla oceny „wystarczająca, przeciętna”
• 1 punkt (= min.) dla oceny „niedostateczna”
3. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
4. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa liczba punktów, tzn. która uzyska najkorzystniejszy bilans ceny i kryterium oceny logo i layoutu.
5. W przypadku gdy taką samą liczbę punktów otrzymają dwie lub więcej oferty, decydujące w wyborze Wykonawcy będzie w pierwszej kolejności kryterium ceny (najwyższa liczba punktów za cenę), następnie kryterium oceny koncepcji wstępnej logo i layoutu (najwyższa liczba punktów za ocenę).
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do ich pisemnego przedstawienia, w terminie określonym przez Zamawiającego.

IX. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1-FORMULARZ OFERTOWY
Załącznik nr 2-WZOR UMOWY
Załącznik nr 3-DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Załącznik nr 4-Charakterystyka DSAG-S3 Jawor i Gminy Jawor docx
Załącznik nr 5-WZÓR LOGO
załącznik nr 6-Dane osobowe
Załącznik nr 7-powiązania kapitałowe lub osobowe

Zapytanie ofertowe

Protokół oceny oferty